De plaatsbeschrijving is een gedetailleerde vaststelling van de feitelijke toestand van een onroerend goed op een welbepaald ogenblik, vaak aangevuld met fotomateriaal ter verduidelijking. De huurder en verhuurder zijn verplicht om op tegenspraak (dit betekent “in aanwezigheid van beide partijen of hun vertegenwoordigers”) en voor gezamenlijke rekening een gedetailleerde plaatsbeschrijving op te stellen. Dat moet gebeuren terwijl de woning onbewoond is of tijdens de eerste maand van de verhuring. De plaatsbeschrijving moet bij de huurovereenkomst worden gevoegd en mee worden geregistreerd. U doet er goed aan om bij de plaatsbeschrijving tevens foto’s te voegen van de staat van de woning zodat later geen discussies kunnen ontstaan.
Als één van de partijen niet ingaat op de vraag van de tegenpartij om een plaatsbeschrijving op te maken, kan die andere partij aan de territoriaal bevoegde Vrederechter vragen om een deskundige aan te duiden. Het verzoek aan de Rechter moet steeds worden ingediend binnen de eerste maand waarin de huurder over de woning beschikt.
De plaatsbeschrijving vormt het bewijs van de staat van de woning bij het begin van de huur. Dat is belangrijk op het einde van de huur, omdat de huurder de gehuurde woning moet teruggeven in haar oorspronkelijke staat. Aan de hand van een plaatsbeschrijving kunnen de partijen de toestand bij het begin van de huurovereenkomst vergelijken met de toestand op het einde om de eventuele schade aan de woning vast te stellen.
De plaatsbeschrijving kan op drie manieren worden opgemaakt:
- De huurder en de verhuurder kunnen samen een plaatsbeschrijving opmaken;
- De huurder en de verhuurder kunnen samen een deskundige aanstellen (een vastgoedmakelaar, een (vastgoed)expert, een architect ) die de plaatsbeschrijving opmaakt;
- Als beide partijen het niet eens raken over de procedure, kan de Rechter een deskundige aanstellen om de plaatsbeschrijving op te maken.
In elk scenario betalen de huurder en de verhuurder de helft van de kosten. Wanneer de huurder en/of de verhuurder zich bij de opmaak van de plaatsbeschrijving afzonderlijk laat bijstaan door een deskundige, betaalt de partij die op een deskundige beroep doet, de kosten van de betrokken deskundige uiteraard helemaal zelf.
De plaatsbeschrijving moet altijd aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Ze moet tegensprekelijk worden opgesteld. Dit betekent “in aanwezigheid van de huurder en de verhuurder of hun vertegenwoordigers”;
- Ze moet gedateerd en ondertekend zijn door de huurder en de verhuurder persoonlijk of hun vertegenwoordigers (een plaatsbeschrijving opgesteld door één van de partijen of door een deskundige aangeduid door één van de partijen kan altijd worden betwist door de tegenpartij);
- Ze moet voldoende gedetailleerd zijn, en moet dus alles zo nauwkeurig mogelijk vermelden. Een clausule als “Het goed is in goede staat en goed onderhouden en beide partijen erkennen dit” is geen plaatsbeschrijving. In veel gevallen zal de plaatsbeschrijving eventuele misverstanden achteraf vermijden.
